Jahrelang war KSeF (das Nationale E-Rechnungs-System Polens) jenes Projekt, das „jeden Moment” in Kraft treten sollte – und es regelmäßig nicht tat. Es gab Absagen, Terminverschiebungen, Branchenproteste, ein Audit, das kritische Systemfehler aufdeckte, und weitere Konsultationen. Als das System schließlich startete – am 1. Februar 2026 für die größten Unternehmen und am 1. April für die restlichen –, war ein Teil des Marktes bereit. Ein anderer Teil hatte gehofft, dass der Termin erneut verschoben werden würde. Und genau diese Unternehmen haben heute das größte Problem.
Die Zahlen sehen beeindruckend aus. Am 30. März 2026 rühmte sich das Finanzministerium damit, dass seit dem Systemstart bereits 87 Millionen Rechnungen ausgestellt wurden. Allein der Februar brachte über 35 Millionen Rechnungen, die von mehr als 152.000 Einheiten ausgestellt wurden – über sechsmal mehr als in der gesamten Zeit des freiwilligen KSeF seit 2022. Das klingt nach einem Erfolg. Nur verbirgt sich hinter diesen Zahlen eine Realität, mit der Unternehmen täglich kämpfen und über die niemand laut spricht. Nach dem ersten Monat des Systembetriebs schlagen Unternehmer Alarm wegen organisatorischen Chaos, Problemen mit Berechtigungen und doppelten Rechnungsbuchungen. KSeF erwies sich als mehr als nur eine technische Änderung. Es wurde zu einem organisatorischen Stresstest für die polnische Wirtschaft. Und wie die ersten Wochen der obligatorischen E-Rechnung zeigen – die Ergebnisse dieses Tests sind überaus lehrreich.
KSeF und das Buchhaltungsbüro – Wer ist für die Ausstellung der Rechnung verantwortlich?
Wenn es einen Fehler gibt, der sich in den ersten Wochen des obligatorischen KSeF am häufigsten wiederholt, dann ist es dieser. Der Unternehmer hört „KSeF wird Pflicht“ und der erste Gedanke ist derselbe wie bei jeder neuen steuerlichen Verpflichtung: „Geben wir das ans Steuerbüro weiter.“
Das Problem ist, dass es dieses Mal so automatisch nicht funktioniert. Ein Buchhaltungsbüro kann im KSeF Rechnungen im Namen des Kunden ausstellen, aber nur dann, wenn der Unternehmer ihm im System selbst die Berechtigungen dazu erteilt. Das Büro kann sich die Zugänge nicht eigenständig verschaffen. Und unabhängig davon, wer die Rechnung technisch ausstellt, weiß das Büro nicht, was, an wen, wann und für wie viel Sie verkauft haben – und ohne dieses operative Wissen kann es keine Ursprungsrechnung ausstellen. Massive Informationskampagnen haben bei einigen Unternehmern den trügerischen Glauben geweckt, dass die gesamte Migration zu KSeF an das Buchhaltungsbüro delegiert werden kann. Dabei liegt der erste und wichtigste Schritt – die Erteilung von Berechtigungen und die Übermittlung von Transaktionsdaten – immer beim Unternehmer.
Ein Buchhaltungsbüro kann keine Aufgaben ausführen, für die es weder Zugang noch Kenntnis über die Transaktionen des Kunden hat. Genau diese fehlende klare Aufteilung der Verantwortlichkeiten wird zur Quelle wachsender Missverständnisse zwischen Unternehmer und Steuerberater.
Keine Strafen für KSeF im Jahr 2026 – Bedeutet das, dass Sie warten können?
Einige Unternehmen haben die Integration absichtlich verzögert, in der Annahme, dass es keine Eile gäbe, da in der ersten Phase keine empfindlichen Geldstrafen für Fehler verhängt werden. Die Steuerpflichtigen verhielten sich völlig rational, denn die überwiegende Mehrheit stellt Rechnungen weiterhin nach der alten Methode in Papier- oder elektronischer Form aus, und ein kleiner Teil tut dies doppelt: nach der alten Methode und im KSeF. Darüber hinaus handelten einige Steuerpflichtige völlig unbewusst, da das Wissen über KSeF minimal ist. Auf die Frage nach KSeF-Rechnungen hört man von vielen Lieferanten oder Dienstleistern oft, dass sie „etwas darüber gehört haben“, sich aber „jetzt nicht damit befassen werden“.
KSeF mag in der Übergangszeit keine Sanktionen nach sich ziehen, aber die organisatorischen Fehler verschwinden nicht. Jeder Monat ohne definierte Prozesse bedeutet ein weiteres Risiko für einen inkorrekten Dokumentenlauf, Doppelbuchungen und Unstimmigkeiten, die später gegenüber den Steuerbehörden erklärt werden müssen.
Doppelbuchungen von Rechnungen im KSeF – Wie es dazu kommt und wie man es vermeidet
Dies ist eines der überraschendsten Probleme der ersten Wochen und gleichzeitig eines der teuersten. Eine große Herausforderung sind Belegduplikate, wenn dieselbe Rechnung das Unternehmen sowohl über KSeF als auch per E-Mail erreicht – was zu einem überhöhten Vorsteuerabzug oder einer Doppelzahlung führen kann. Mitarbeiter der Einkaufsabteilung, die von der KSeF-Rechnung nichts wissen, registrieren das Dokument aus der E-Mail, während die Buchhaltung es von der Regierungsplattform herunterlädt. Das Unternehmen erhält zwei Rechnungen für dieselbe Transaktion, und plötzlich taucht in der Umsatzsteueranmeldung dieselbe Ausgabe zweimal auf.
Für Rechnungen, die unter KSeF fallen, wird die Rechnung im System zum Referenzdokument, während eine PDF-Datei oder ein Ausdruck nach Zuweisung der KSeF-Nummer nur noch als Visualisierung mit einem QR-Code dienen kann. Mit anderen Worten: Für KSeF-pflichtige Rechnungen ist die an das System übermittelte strukturierte Rechnung von entscheidender Bedeutung, während PDFs oder Ausdrucke nur als deren Abbildung betrachtet werden sollten.
Daten im KSeF – Warum die Reihenfolge rechtliche Bedeutung hat
KSeF beendet eine der am stärksten verwurzelten Gewohnheiten in der polnischen Geschäftswelt. Jahrelang bedeutete das Monatsende oft eine Reihe von nachträglichen Korrekturen, Anpassungen und Rechnungen, die erst im Nachhinein geordnet wurden. Das Papiersystem oder der klassische elektronische Dokumentenlauf boten dafür eine gewisse Flexibilität. Im KSeF ist diese Flexibilität deutlich geringer, da der Moment der erfolgreichen Übermittlung der Rechnung an das System und die Vergabe der KSeF-Nummer entscheidend sind. In der Praxis bedeutet dies, dass nicht nur das auf der Rechnung angegebene Datum zählt, sondern auch der Zeitpunkt der tatsächlichen Übermittlung an KSeF und der Zuteilung der Identifikationsnummer.
Diskrepanzen zwischen dem Verkaufsdatum, dem Ausstellungsdatum, dem Datum der Übermittlung an KSeF und dem Datum der Erfassung im Mehrwertsteuerregister können Grundlage für Rückfragen der Steuerbehörden sein. Daher sollten die Reihenfolge der Schritte, die Dokumentenfreigabe und die fristgerechte Übermittlung der Rechnungen an KSeF in internen Richtlinien klar definiert werden.
Steuerprüfung und KSeF – Worauf das Finanzamt achten wird
KSeF wird die Transparenz des Rechnungsverkehrs erhöhen, weshalb die Steuerbehörde im Falle von Vorprüfungen oder Kontrollen die Rechnungsdaten leichter mit den Mehrwertsteuerregistern, den JPK-Dateien (SAF-T) und der Buchhaltungsdokumentation vergleichen kann. Besondere Bedeutung kommen dabei der Richtigkeit der Vertragspartnerdaten, dem Ausstellungs- und Eingangsdatum der Rechnungen, den Mehrwertsteuersätzen, der Handhabung von Korrekturen, der Kontrolle von Duplikaten sowie dem Umfang der den Mitarbeitern oder dem Buchhaltungsbüro erteilten Berechtigungen zu. In der Praxis wird nicht jede Überprüfung sofort eine vollständige Steuerprüfung sein. Oft kann der erste Schritt ein Überprüfungsverfahren (czynności sprawdzające) sein, in dessen Rahmen die Behörde um eine Erklärung von Unstimmigkeiten zwischen Rechnungen, JPK, Mehrwertsteuerregistern und Buchhaltungsunterlagen bittet.
Es ist jedoch erwähnenswert, dass 2026 eine Übergangszeit ist. Das Finanzministerium weist darauf hin, dass in dieser Zeit keine Strafen für Fehler im Zusammenhang mit der Nutzung von KSeF verhängt werden und die Sanktionen erst ab dem 1. Januar 2027 gelten sollen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmen ihre Vorbereitungen aufschieben können. Die straffreie Zeit sollte genutzt werden, um Prozesse zu ordnen, denn nach deren Ablauf können Unstimmigkeiten bei Rechnungen, Korrekturen, Berechtigungen oder Mehrwertsteuerabrechnungen von den Steuerbehörden viel leichter entdeckt werden.
Wie Sie Ihr Unternehmen an KSeF anpassen und Risiken bei der Umsatzsteuerabrechnung vermeiden
Die ersten Monate des KSeF-Betriebs zeigen, dass die bloße Systemimplementierung den Anpassungsprozess der Organisation nicht abschließt, sondern oft erst einleitet. Unternehmen, die dachten, sie seien vorbereitet, nur weil sie technisch Rechnungen an das System des Finanzministeriums senden, erkennen zunehmend, dass dies nur der erste Schritt war. Die sichere Nutzung von KSeF beginnt nicht mit der technischen Integration selbst, sondern mit der Bereinigung des Dokumentenlaufs, der Zugriffskontrolle, der Beseitigung von Duplikaten und einem klaren Prozess für die Handhabung von Korrekturen.
Weitere Informationen zu KSeF finden Sie auf der offiziellen Website des Finanzministeriums: https://ksef.podatki.gov.pl/
Wenn Sie überprüfen möchten, ob die in Ihrer Organisation implementierten Prozesse den KSeF-Anforderungen entsprechen und keine Risiken für Ihre steuerlichen Abrechnungen darstellen, laden wir Sie herzlich zur Kontaktaufnahme ein. Wir helfen Ihnen, Ihre aktuellen Lösungen zu bewerten, potenzielle Risikobereiche zu identifizieren und Ihr Unternehmen auf einen sicheren Betrieb im KSeF vorzubereiten.
Quellen:
